¿Qué es un fondo de anticipos?

July 19

También conocido como un fondo de caja chica, un fondo de anticipos es un tipo de reserva de efectivo que se reserva para gestionar los gastos menores que puedan surgir durante la operación del día a día de una empresa. Por lo general, las ganancias en este fondo se mantienen como moneda y monedas y se confían a una administradora de fondos o cajero para el desembolso de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa. Empresas de todos los tamaños y tipos es probable que tengan algún tipo de dinero en efectivo o de anticipos de fondos pequeña en la mano, por lo que es posible la compra rápidamente equipos de oficina u otros elementos sin la necesidad de pasar por el proceso de compra y la compra formal.

La estructura de un fondo fijo suele ser muy simple. Una pequeña empresa puede gestionar este tipo de recursos de negocios, manteniendo una oferta de divisas y monedas en un cajón cerrado con llave o una pequeña caja de seguridad en el lugar de negocio. La mayoría de las empresas se han fijado límites mínimos y máximos para la cantidad total de dinero que se puede guardar en el fondo en un momento dado. La configuración de estos límites por lo general implica la consideración del tipo de compras que se pueden hacer con los recursos del fondo, así como teniendo en cuenta los precios medios de los tipos de compras.

Al igual que con cualquier tipo de cuenta financiera, el fondo de anticipos será monitoreado y reconciliada periódicamente. La reconciliación normalmente requiere el registro de los recibos de las compras realizadas con fondos de fondos desde que se produjo la última reconciliación, agregando en los depósitos recibidos al fondo, y luego comparar el saldo contable del fondo de anticipos con el conteo físico del efectivo mantenido en el anticipos cajón de fondo o seguro. Dependiendo del tamaño de la empresa, este tipo de reconciliación se puede producir de forma semanal o quincenal, pero se debe hacer al menos una vez al mes.

Hay varios beneficios para el mantenimiento de un fondo fijo. La cuenta ofrece dinero que puede ser utilizado para comprar lo esencial, sin la necesidad de preparar una solicitud, obtener un número de orden de compra, y esperar por un cheque de la empresa para ser cortado con el fin de cubrir la compra. Por ejemplo, si una pequeña empresa necesita un cartucho de impresora de inmediato, ese elemento se puede comprar en la caja chica se encuentra en el fondo, la transacción se registrará, a continuación, una solicitud de reembolso a través de los canales de compra habituales puede ser presentada, asegurando que el fondo recibe más dinero en efectivo que se puede utilizar para otra compra más adelante.