El uso de ficheros de auditoría en QuickBooks

August 31

Si usted decide permitir que varios usuarios el acceso al archivo de datos de QuickBooks, es posible que desee activar la función de QuickBooks Audit Trail. La función de registro de auditoría le permite mantener un registro de quién hace qué cambios en el fichero de datos de QuickBooks. Si usted tiene más de una persona de cambiar la información en QuickBooks - en otras palabras, usted tiene varios usuarios que trabajan con el archivo de datos de QuickBooks - usted debe seleccionar la casilla de verificación Utilizar Audit Trail. Tenga en cuenta que el uso de la pista de auditoría se ralentiza QuickBooks un poco. Por esta degradación en el rendimiento, sin embargo, se obtiene un registro permanente de quién está haciendo qué en QuickBooks.

Si se archiva un archivo de empresa e indicar que el archivo de la empresa debe ser condensado, QuickBooks despeja la pista de auditoría antes de las "transacciones cerradas quitadas en o antes" la fecha. En otras palabras, para el período de tiempo en que QuickBooks remueve viejas transacciones cerradas, también elimina la pista de auditoría de esas transacciones.

Para activar la función de QuickBooks Audit Trail, siga estos pasos:

1. Elija comando Preferencias del menú Edición.

QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Preferencias.

2. Indicar que desea cambiar una preferencia de contabilidad para el archivo de datos de la empresa.

Para indicar que desea utilizar las preferencias de contabilidad, utilice la barra de iconos en el borde izquierdo del cuadro de diálogo Preferencias para seleccionar el conjunto de la contabilidad de las preferencias. (El icono Preferencias de Contabilidad aparece en la parte superior de la lista.) Después de hacer esto, haga clic en la ficha Preferencias de la empresa.

3. Indicar que desea utilizar una pista de auditoría.

A decir QuickBooks que desea utilizar una pista de auditoría, active la casilla de verificación Usar fichero de auditoría y haga clic en Aceptar. A partir de ese momento en adelante, QuickBooks mantiene un registro de los que los usuarios realicen cambios en su contabilidad.

Para producir un informe de registro de auditoría, sólo tiene que seleccionar el comando del menú Informes Contador y las tasas y luego seleccione el comando fichero de auditoría en el submenú.