Marcado de varios documentos

August 28

Glenn estaba buscando una manera de "poner una marca" en un documento para indicar que se había archivado. Además, había muchos de esos documentos para marcar, por lo que una forma de cargar, añadir la marca, y guardarlos de nuevo era deseable.

Hay muchas maneras diferentes que tal tarea se puede lograr. Las diferencias se determinan por exactamente cómo se coloca la "marca" en un documento. Obviamente, la palabra "Archivo" (o algo así terminología) se podrían añadir a un documento, sino que afectarían la apariencia real del documento en sí, que es a menudo indeseable.

Hay una solución que no implique ninguna marca visible para el documento de uso de propiedades del documento. Puede establecer una propiedad personalizada de documento que indique si el documento se ha archivado o no. Podrías después buscar la propiedad para determinar qué archivos satisfacer sus criterios.

La siguiente macro cargará todos los documentos en un directorio (y posiblemente los subdirectorios), o bien crear o establecer una propiedad personalizada de documento que indica que el documento se ha archivado. En este caso, la propiedad personalizada se denomina Archivo, y se establece en un Verdadero (Sí) condición.

Public Sub SetArchive ()
BExists Dim As Boolean

Con Application.FileSearch
.LookIn = "C: \" 'dónde buscar
.SearchSubFolders = True 'buscar las subcarpetas
.FileName = "* .doc" 'Patrón de archivo para que coincida

"Si hay más de una coincidencia, ejecute el siguiente código
Si .Execute ()> 0 Then
Para i = 1 a .FoundFiles.Count
'Abre el archivo
Documents.Open FileName: = FoundFiles (i).

'Comienza cambios del documento

'A ver si existe la variable doc
bExists = False
Para Cada varItem En ActiveDocument.CustomDocumentProperties
Si varItem.Name = "Archivo" Entonces
bExists = True
Salir Para
End If
Siguiente varItem

Si No bExists Entonces
'Agregar y establezca la propiedad documento
ActiveDocument.CustomDocumentProperties.Add _
Nombre: = "Archivo", LinkToContent: = False, _
Tipo: = msoPropertyTypeBoolean, Valor: = true
Más
'Ya existe, por lo que acaba de establecer que
ActiveDocument.CustomDocumentProperties ("Archivo") = true
End If

'documento cambia End

Documento 'Fuerza para salvarse
ActiveDocument.Saved = False
'Guarde y cierre el documento actual
ActiveDocument.Close wdSaveChanges
Siguiente i
Más
"No se pudo encontrar ningún archivo DOC
MsgBox "se han encontrado contenidos."
End If
End With
End Sub

Para utilizar la macro, sólo cambia la especificación de directorio en la quinta línea de la macro (comienza con .LookIn). Una vez ejecutado, la propiedad del archivo se crea y se encuentra en cada uno de los documentos. Puede ver los resultados mediante la carga de uno de los archivos y la visualización de las propiedades del archivo. La visualización de la información depende de la versión de Word que esté utilizando:

  • Si está utilizando Word 2007, haga clic en el botón de Office, a continuación, elija Preparar | Propiedades. Word muestra el panel de información del documento en la parte superior del documento. Utilice la lista desplegable Propiedades del documento (esquina superior izquierda del panel de información del documento) para elegir Propiedades avanzadas. Word muestra el cuadro de diálogo Propiedades.
  • Si está utilizando Word 2010, haga clic en la pestaña Archivo de la cinta y haga clic en Información | Propiedades | Propiedades avanzadas. Word muestra el cuadro de diálogo Propiedades.

Independientemente de la versión de Word que está utilizando, haga clic en la ficha Personalizado. Tenga en cuenta que la propiedad del archivo debe ser visible en el cuadro de diálogo.

Hay una cosa interesante de esta macro. Tenga en cuenta que usted debe "forzar" el documento para ser salvo al establecer la propiedad Saved para que el documento falso. Si no lo hace, entonces su propiedad personalizada no se guarda. ¿Por qué? Aparentemente Word no reconoce un cambio a una costumbre prohibido incluyendo la adición de una sola como una razón para guardar un documento. Por lo tanto, a menos que fuerce la propiedad Guardado en False, Word no reconoce que los cambios se han producido en el documento.

Si prefiere no utilizar el enfoque de propiedad personalizada para marcar su archivo, usted puede hacer algunos cambios a esta macro para lograr los resultados deseados. Todo lo que necesitas hacer es reemplazar el código entre el "begin documento cambia" y "documento final cambia", comenta con lo que quiere hacer con el documento. Por ejemplo, si desea una marca de agua colocado en el documento, a continuación, simplemente reemplazar el código anotado con el código que crea y pone la marca de agua.

WordTips es su fuente de formación de Microsoft Word rentable. (Microsoft Word es el procesador de textos más popular en el mundo.) Esta punta (10312) se aplica a Microsoft Word 2007 y 2010. Se puede encontrar una versión de este consejo para el más viejo interfaz de menú de la Palabra aquí: Marcado de varios documentos.