Formatos Condicionales que distinguen los espacios en blanco y ceros

November 16

Digamos que se importa de forma rutinaria información de otro programa en Excel. La información contiene valores numéricos, pero también puede contener espacios en blanco. Es posible que desee utilizar un formato condicional a la información importada para resaltar los valores cero. El problema es que si usted acaba de agregar un formato condicional que resalta las células para ver si son cero, entonces la condición también resaltar las células que están en blanco, ya que contienen un valor "cero", también.

Hay varias soluciones diferentes a esta difícil situación. Una solución es aplicar un formato condicional que utiliza dos condiciones. La primera condición controles para los espacios en blanco, y los segundos controles para los valores de cero. La condición que comprueba espacios en blanco no necesita ajustar ningún formato, pero el que comprueba si hay valores cero puede. Esto funciona porque si la primera condición es satisfecha (la célula está en blanco), la segunda condición se ensayó nunca. Haga lo siguiente:

  1. Seleccione el rango que desea condicionalmente formateado. (Para este ejemplo, voy a suponer que usted haya seleccionado el rango A2:. A99)
  2. Con la ficha Inicio de la cinta que se muestra, haga clic en la opción Formato condicional en el grupo Estilos. Excel muestra una paleta de opciones relacionadas con el formato condicional.
  3. Haga clic en Administrar reglas. Excel muestra el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.
  4. Haga clic en Nueva regla. Excel muestra el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
  5. En el cuadro Seleccione una zona de tipo de regla en la parte superior del cuadro de diálogo, seleccione Formato Sólo celdas que contienen. (Ver Figura 1.)

    Formatos Condicionales que distinguen los espacios en blanco y ceros

    Figura 1. El cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  6. Utilizando la primera lista desplegable para la regla, elija Blanks.
  7. Haga clic en Aceptar. Excel se cierra el cuadro de diálogo Nueva regla de formato y de nuevo muestra el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, esta vez con la nueva regla visible. (Tenga en cuenta que no se ha especificado ningún formato de esta regla; eso está bien.)
  8. Asegúrese de que la casilla de verificación Detener Verdadero Si se selecciona para la regla.
  9. Haga clic en Nueva regla. Excel muestra de nuevo el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
  10. En el cuadro Seleccione una zona de tipo de regla en la parte superior del cuadro de diálogo, seleccione Formato Sólo celdas que contienen.
  11. Utilizando la primera lista desplegable para la regla, seleccione Valor de la celda.
  12. Uso de la lista desplegable segundos para la regla, seleccione Igual a.
  13. En el cuadro de valor para la condición 2, introduzca 0.
  14. Haga clic en el botón Formato. Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
  15. Utilice los controles del cuadro de diálogo para modificar el formato, si lo deseas.
  16. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
  17. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. Excel muestra de nuevo el Administrador de reglas de formato condicional, y la regla que acaba de definir es el primero en la lista. (También se debe seleccionar.)
  18. Haga clic en la flecha hacia abajo para mover la regla que acaba de crear a la segunda posición en la lista de reglas.
  19. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional. El formato se aplica al rango de celdas seleccionado en el paso 1.

Otra solución consiste en combinar sus dos condiciones en una sola condición. Siga estos pasos:

  1. Seleccione el rango que desea condicionalmente formateado. (Para este ejemplo, voy a suponer que usted haya seleccionado el rango A2:. A99)
  2. Con la ficha Inicio de la cinta que se muestra, haga clic en la opción Formato condicional en el grupo Estilos. Excel muestra una paleta de opciones relacionadas con el formato condicional.
  3. Haga clic en Nueva regla. Excel muestra el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
  4. En el cuadro Seleccione una zona de tipo de regla en la parte superior del cuadro de diálogo, elija utilizar una fórmula para determinar qué células Dar formato.
  5. En el cuadro de fórmula introducir la fórmula = Y (A2 = 0, A2 <> "").
  6. Haga clic en el botón Formato. Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. (Ver Figura 2.)

    Formatos Condicionales que distinguen los espacios en blanco y ceros

    Figura 2. El cuadro de diálogo Formato de celdas.

  7. Utilice los controles del cuadro de diálogo para modificar el formato, si lo deseas.
  8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
  9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. El formato se aplica al rango de celdas seleccionado en el paso 1.

La fórmula utilizada en el paso 5 controles para asegurarse de que el valor es 0 y que la celda no está en blanco. La función Y se asegura de que sólo cuando se cumplen ambos requisitos será la fórmula devolverá True y aplicar el formato.

Hay un gran número de otras fórmulas que también podrían ser utilizados. Por ejemplo, cada una de las siguientes fórmulas podría ser sustituido en el paso 5:

  • Y = (COUNT (A2) = 1, A2 = 0)
  • = Y (A2 = 0, NO (ISBLANK (A2)))
  • = Y (A2 = 0, LEN (A2)> 0)
  • = NO (ISBLANK (A2)) * (A2 = 0)

Si querías una forma más rápida para poner de relieve los valores de cero, ignorando espacios en blanco, es posible considerar el uso de una macro. La macro sería más rápido porque usted podría importar y ejecutarlo; usted no tiene que seleccionar un rango de celdas e introduzca la fórmula (o fórmulas) para el formato condicional. La siguiente macro es un ejemplo de uno que podría utilizar:

Sub FormatRed ()
TotalRows = 5000
NumColumna = 1

Para i = 1 a las células (TotalRows, numColumna) .End (xlUp) .Row
Las células (i, numColumna) .Interior.ColorIndex = xlAutomatic
Si IsNumeric (Cells (i, numColumna) .Value), entonces
Si las células (i, numColumna) .Value = 0 Entonces
Las células (i, numColumna) .Interior.ColorIndex = 3
End If
End If
Siguiente
End Sub

Los macro comprueba las celdas de la columna A. (Comprueba las celdas de las filas 1 a 5000; se pueden modificar esto, si lo desea.) Si la celda contiene un valor numérico y que el valor es cero, entonces la celda se llena de rojo. Si la celda contiene algo más, entonces la célula se vuelve a su color normal.

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