10 mandamientos para gráficos de Excel

December 18

Lamentablemente veo demasiadas cartas que están disfrazando la información en vez de transmitir de manera clara y sucinta. Los problemas más comunes son el tipo incorrecto de la carta y el uso excesivo de formato.

Aquí están mis todos los tiempos 10 mejores consejos para crear mejores gráficos de Excel para que puedas dejar que los números hablen por usted y dejar de ocultar su mensaje en las cartas mal diseñados y formateados.

Consejo 1: BESO

Keep it Simple Stupid! Usted lo ha oído antes y es un gran adagio adoptar al formatear sus gráficos. Desafortunadamente Excel nos da demasiadas opciones de formato y con demasiada frecuencia lo traemos todo en nuestras cartas a expensas del lector y el mensaje. Por ejemplo, considere estas dos tablas que contienen los mismos datos. (Ver Figura 1.)

10 mandamientos para gráficos de Excel

Figura 1. El uso excesivo de formato en un gráfico.

Este gráfico tiene un fondo oscuro, bordes biselados en las columnas, etiquetas, año que no son necesarios en las fechas, y una leyenda que es redundante ya que la carta se titula. Tampoco necesitamos la línea de tendencia, ya que inconscientemente detectar la línea de tendencia a partir de la altura de las columnas. (Ver Figura 2.)

10 mandamientos para gráficos de Excel

Figura 2. Reducción de ruido formato.

El segundo gráfico transmite claramente el mensaje que febrero fue el más alto meses y que son atraídos a través del uso de un color de contraste para la columna. Todo el otro ruido formato ha sido eliminado ya que es información de duplicación o el formato de distracción que no ayuda la interpretación.

Consejo 2: Uso de colores para Enfatizar, no Ciegos

No vamos a decorar árboles de Navidad, estamos presentando visualmente los datos, por lo que bajar el tono de las Technicolor y utilizar tonos de las mismas o similares colores en lugar. (Ver Figura 3.)

10 mandamientos para gráficos de Excel

Figura 3. El gráfico de la izquierda utiliza demasiado color, mientras que el gráfico de la derecha utiliza colores contrastantes para el efecto.

Recuerde, cuando no sobrecargar sus gráficos con colores que usted puede utilizarlo para llevar con eficacia la atención a las métricas clave.

Consejo 3: El blanco es el Nuevo Negro

Fronteras alrededor de sus gráficos son redundantes. Guarde su tinta y utilizar el espacio en blanco entre los gráficos y tablas para separar la información. Asegurarse de que sus gráficos y tablas están alineados crea un efecto de la segregación sutil y sin la necesidad de líneas y bordes adicionales.

Consejo 4: etiquetas de los ejes debe ser horizontal

No haga que sus lectores vuelven la cabeza para leer sus cartas. Abrevie meses y años para que puedan ser leídos fácilmente. (Ver Figura 4.)

10 mandamientos para gráficos de Excel

Figura 4. Las etiquetas de los ejes de la derecha son mucho más fáciles de leer que los de la izquierda.

Y si usted está informado sobre categorías de uso de un gráfico de barras en lugar de un gráfico de columnas por lo que hay mucho espacio para sus etiquetas de categoría de eje. (Ver Figura 5.)

10 mandamientos para gráficos de Excel

Figura 5. Uso de los gráficos de barras (derecha) ofrece más espacio para las etiquetas que en un gráfico de columnas (izquierda).

Consejo 5: No ir todo de lujo con Fuentes

Dos fuentes son suficientes; uno para las partidas y otro para el resto de los datos. Y no vaya tonto con ellos. Fuentes de fricción que vienen con Excel están bien. Me gusta Calibri. (¿Qué puedo decir? Es el valor predeterminado.) No tengo tiempo para elegir uno diferente cuando se hace el trabajo con claridad y sencillez. Si prefiere un cambio intente Tahoma o Verdana.

Consejo 6: Do not Lie con sus cartas

Bar y ejes del gráfico de columna deben comenzar en cero. Al iniciar su eje por encima de cero, para crear un efecto dramático, usted proporciona esencialmente la desinformación. Esto es porque subconscientemente comparamos la altura de las columnas y las barras entre sí.

Considere el diagrama de barras de venta de frutas, a continuación. En el de la izquierda a trazar el bar de las manzanas es dos veces más que las naranjas, pero la diferencia real es de sólo el 33%. Compárelo con el cuadro de la derecha, donde se muestran correctamente las diferencias entre los puntos de datos. Esto proporciona al lector una imagen más real de lo que está tratando de transmitir. (Ver Figura 6.)

10 mandamientos para gráficos de Excel

Figura valores del eje 6. comienzan en cero para gráficos de barras y columnas.

Consejo 7: Alineación

Cuando la organización de varios gráficos y tablas o en conjunto, como un informe de panel, asegúrese de que usted les alinean entre sí. Alinear rápidamente gráficos y objetos utilizando las herramientas de alineación disponibles en la ficha Herramientas de dibujo de la cinta cuando se selecciona un gráfico:

Para seleccionar más de un gráfico simplemente haga clic izquierdo en el primer cuadro, a continuación, mantenga presionada la tecla Mayús o Ctrl para seleccionar más.

Consejo 8: Ubicación, ubicación, ubicación

La posición de su información más importante, ya sea gráfico o una tabla, en la parte superior izquierda. Datos relacionados juntos y guiar al lector de que su informe en una secuencia lógica de posición.

Consejo 9: Conozca a su público

Entender lo que quieren saber del informe y qué medidas van a tomar. El hecho de que usted tiene datos disponibles no significa que usted debe poner esos datos en su informe. Si no es compatible con el objetivo del informe, no lo incluya.

Consejo 10: Pie Charts son Oro de los tontos

Los gráficos circulares captan tu atención, pero tratando de obtener información de ellos es más trabajo de lo que debería ser ya veces es simplemente imposible. Consideremos dos tablas que contienen los mismos datos. (Ver Figura 7.)

10 mandamientos para gráficos de Excel

Gráficos Figura 7. Pie rara vez son útiles.

El gráfico circular hace que su lector revolotean de la leyenda a la tarta y de ida y vuelta para averiguar de qué color se relaciona con lo que la fruta. Es lento para interpretar y desde las rodajas son difíciles de comparar el lector se ve obligado a leer las etiquetas para hacer un juicio exacto sobre qué porción es más grande que otro.

En contraste, un rápido vistazo a la gráfica de barras indica el orden de las ventas por volumen. Es mucho más rápido, más preciso, y hace que la vida del lector más fácil.

¿Sus lectores un favor y no servirles pastel.

(Nota del editor: Mynda enseña un gran curso salpicadero Excel en el que usted puede aprender cómo combinar trucos como estos, y más, para crear sus propios cuadros de mando dinámicos.)

ExcelTips es su fuente de capacitación rentable Microsoft Excel. Esta punta (12.685) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, y 2013.