Uso de formularios de datos

December 10

Un formulario de datos se utiliza para permitir la fácil manipulación de la información en una lista de datos de Excel. Mientras que una lista es ejemplo a pequeña para, cuando quepa en una pantalla es más fácil introducir o modificar la información directamente. Cuando usted comienza a recibir un mayor número de registros, entonces usted puede encontrar utilizando un formulario de datos para ser más sencillo.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que muestra un registro completo de su lista a la vez. Excel debe estudiar el expediente para ser una sola fila en la lista de datos, por lo que un formulario de datos, básicamente, extrae la información de una fila, utiliza las etiquetas de los campos de la primera fila de la lista, y muestra la información para que pueda entender que es más fácil.

En versiones anteriores de Excel (antes Excel 2007), formularios de datos tenían una posición más visible, ya que se podía acceder fácilmente desde los menús disponibles. El comando formulario de datos ya no está disponible en cintas de Excel, pero eso no cambia el hecho de que pueden ser valiosos para el trabajo con algunos tipos de datos. Afortunadamente, Excel le permite añadir el comando primaria formulario de datos para la Barra de herramientas de acceso rápido. Siga estos pasos:

  1. Mostrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel. (En Excel 2007, haga clic en el botón de Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. En Excel 2010 pantalla en la pestaña Archivo de la cinta y luego en Opciones.)
  2. En la parte izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Personalizar (Excel 2007 (Ver Figura 1.)) o la barra de herramientas de acceso rápido (Excel 2010).

    Uso de formularios de datos

    Figura 1. La opción Personalizar del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

  3. Utilizando la página Elija Comandos lista desplegable Desde, elija Comandos No en la cinta de opciones.
  4. Recorra la lista de comandos y seleccione el comando Form.
  5. Haga clic en el botón Agregar. El comando Formulario ahora aparece en la parte derecha del cuadro de diálogo.
  6. Haga clic en Aceptar. El comando Formulario aparece ahora en la barra de herramientas de acceso rápido.

Ahora puede utilizar un formulario de datos al seleccionar cualquier celda dentro de la lista de datos y haciendo clic en el icono de formulario en la barra de herramientas de acceso rápido. Aparecerá un formulario de datos. (Ver Figura 2.)

Uso de formularios de datos

Figura 2. Un formulario de datos de la muestra.

Hay varios elementos importantes a tener en cuenta cuando se trabaja con formularios de datos. El título que aparece en la parte superior de la forma de los datos se obtienen directamente del nombre de la hoja en la que residen los datos. Si desea cambiar el título, basta con cambiar el nombre de la pestaña de la hoja.

Las etiquetas de campo se enumeran abajo del lado izquierdo, y se puede introducir información a la derecha de estas etiquetas. Si un campo contiene una fórmula, no se puede introducir información en este ámbito; se calcula automáticamente.

Puede moverse entre los campos de entrada pulsando la tecla Tab. Al pulsar Intro, los cambios que realice se guardan en el registro. Los botones en la parte derecha del formulario de datos se utilizan para navegar por la lista. Si hace clic con el ratón en el botón Cerrar, se quita el formulario de datos y volverá a la hoja de cálculo.

Tenga en cuenta que hay varios botones en busca ubicadas a lo largo del lado derecho del formulario de datos. Los siguientes botones Encuentra Anterior Encuentra y se utilizan para desplazarse por la lista. Si hace clic en el botón Criterios, puede introducir la información que será utilizada por los demás botones de búsqueda (Buscar anterior y Buscar siguiente) cuando se muestran los registros.

ExcelTips es su fuente de capacitación rentable Microsoft Excel. Esta punta (6207) se aplica a Microsoft Excel 2007 y 2010. Se puede encontrar una versión de este consejo para el más viejo interfaz de menú de Excel aquí: Uso de formularios de datos.