Lo que debe saber acerca de las comunicaciones de control para el examen de certificación PMP

August 14

Control de Comunicaciones asegura que el plan de gestión de las comunicaciones es eficaz. El plan de gestión de las comunicaciones que debe saber sobre el examen de certificación PMP puede evolucionar y se actualizará a lo largo del proyecto como nuevos actores entran en el proyecto, las nuevas necesidades de información se identifican, y los requisitos de comunicaciones para el cambio.

Control de Comunicaciones. Monitoreo y control de comunicaciones en todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se cumplan las necesidades de información de los interesados ​​en el proyecto.

Control de Comunicaciones: Entradas

Al igual que con todos los principales procesos de control en un área de conocimiento, se empieza con los elementos pertinentes del plan de gestión del proyecto, los resultados reales, los datos de rendimiento de trabajo y activos de los procesos de la organización (OPA).

Los elementos del plan de gestión del proyecto que va a utilizar son el plan de gestión de las comunicaciones y el plan de gestión de los interesados. Compare la información en esos planes con las comunicaciones efectivamente entregados, así como los datos de rendimiento de trabajo asociados, tales como

  • Cuando se distribuyó información
  • Quien información fue entregada
  • Solicitudes de información adicionales
  • Comentarios sobre la información, la oportunidad, o medio

Las comunicaciones del proyecto incluye informes de estado, informes de rendimiento, previsiones, presentaciones, documentos actualizados de los proyectos y los elementos del plan de gestión de proyectos, lecciones aprendidas, correspondencia, minutos y así sucesivamente.

Usted puede utilizar el registro de tema para identificar los problemas que necesitan ser comunicados. Por ejemplo, el patrocinador o PMO pueden querer ser notificado acerca de cualquier problema que tienen altos impactos o puedan afectar negativamente a los principales interesados.

Comunicaciones de control: Herramientas y Técnicas

Al comparar los resultados del proceso de la comunicación, puede contratar a expertos en las reuniones para ayudar a determinar si el proceso está funcionando con eficacia - y si no, cómo mejorarlo. A veces es una cuestión de cambiar la forma de presentar la información. Puede utilizar los sistemas de gestión de información para mejorar la usabilidad y legibilidad de la información, poniendo los datos en gráficos, tablas y formatos gráficos (como un tablero de instrumentos o story board).

Si la comunicación efectiva es un problema, se puede comprobar si alguno de los siguientes bloqueadores de comunicación comunes son el culpable. Como se puede intuir así, bloqueadores de comunicación son las cosas que hace la gente que inhiben la buena comunicación. La siguiente lista destaca bloqueadores comunes de comunicación, junto con un ejemplo o una breve explicación.

  • El uso de los medios de comunicación mal: Usted no enviar una notificación medidas correctivas a través de e-mail. Usted tendría ese tipo de comunicación en persona, uno-a-uno.
  • Hacer suposiciones erróneas acerca de su audiencia: Por ejemplo, a veces los directores de proyectos cometen el error de asumir que la gente ya sabe lo que saben. Si deja fuera lo que usted considera información introductoria y sólo abordar los problemas más específicos, el público no puede entender su mensaje. Tener una falta de entendimiento común conduce a la comunicación ineficaz.
  • Un receptor en una zona con mucha actividad de fondo: La actividad de fondo puede reducir la capacidad del receptor para escuchar su mensaje o centrarse en su mensaje porque se distrae.
  • Retener información: A veces los miembros del equipo retienen problemas de rendimiento o problemas hasta que es demasiado tarde para hacer algo al respecto. Otro ejemplo es si su patrocinador sabe que una reorganización va a afectar a su proyecto, pero niega que la información, bloqueando el flujo de comunicación.
  • Haciendo caso omiso de las diferencias culturales: Diferentes organizaciones tienen culturas diferentes en lo que respecta al trabajo horas, la calidad del trabajo, la responsabilidad, y así sucesivamente. Si se estima que un contratista tiene la misma cultura que su organización, tendrá problemas.
  • Estereotipos: Suponiendo que todos los técnicos piensan de una determinada manera o que toda la alta dirección actuará de una determinada manera, reduce su capacidad para oír realmente lo que alguien de uno de esos grupos ya es decir.
  • Tener ideas preconcebidas acerca de la audiencia: Similar a los estereotipos, si usted está en una reunión y tiene ideas preconcebidas sobre cómo su público se comportará, puede perder pistas sobre lo que está pensando su público, o es posible que no entregar la información al público le interesa en.
  • Viendo emociones y comportamiento reactivo: Parte de ser profesional no es dejar que tus emociones en el camino de su comunicación. La comunicación con una persona que actúe emocionalmente es difícil.
  • El empleo de escucha selectiva: escucha selectiva significa que alguien está escuchando sólo las partes del mensaje que quiere oír. Digamos que usted está presentando un informe de situación a su patrocinador. Usted afirma que el proyecto es sobre todo en la pista, pero hay algunas preocupaciones con el horario. El patrocinador oye sólo la parte de cómo las cosas van por buen camino e ignora o evita la información acerca de las preocupaciones de horario.
  • Participar en juegos de poder: La toma de decisiones y la adopción de medidas sobre la base de la ganancia política, o tratando de dominar una situación sobre la base de su poder, puede inhibir la comunicación abierta y honesta.
  • Gestión por memo: Hay veces en un correo electrónico o una nota es apropiado; Sin embargo, no se puede gestionar un proyecto a través de la nota, y usted no puede entregar información crítica a través de e-mail. Tienes que tener una interacción cara a cara.
  • El envío de mensajes contradictorios: un ejemplo de un mensaje confuso es cuando un miembro del equipo dice que ella entiende lo que quiere, pero su expresión facial parece confuso, o ella es desorganizado y hace las mismas preguntas de nuevo.

Control de Comunicaciones: Salidas

Los resultados de este proceso son las salidas estándar:

  • Información sobre el rendimiento del trabajo: Información sobre la eficacia del proceso de comunicación, tales como la puntualidad de los informes, la eficacia de las presentaciones, y así sucesivamente.
  • Las solicitudes de cambio: La acción correctiva o preventiva necesaria para que el rendimiento en la alineación con el plan, o para satisfacer las cambiantes necesidades de información de las partes interesadas.
  • Actualizaciones del plan de gestión del proyecto: El plan de gestión de las comunicaciones es el documento más probable es que se actualice, aunque el plan de gestión de los interesados ​​también puede requerir actualizaciones también.
  • Documentos de proyectos actualizaciones: Los informes de rendimiento, las previsiones y los registros de emisión son los más probables documentos que necesitarán actualización.
  • Activos de los procesos de organización actualizaciones: Toda la documentación del proyecto, incluyendo las lecciones aprendidas, los resultados de la resolución de problemas y acciones correctivas.