Actualización de Enlaces en copiarán los archivos

May 27

Digamos que usted tiene dos libros que se utilizan para el seguimiento de las ventas en el mes en curso, 2011NovemberA.xls y 2011NovemberB.xls, y que 2011NovemberA.xls contiene enlaces a datos en 2011NovemberB.xls. Cuando llega el momento de copiar los libros de trabajo para el nuevo mes, usted puede preguntarse sobre la mejor manera de actualizar todos los eslabones de la primera libro para que apunten al segundo libro de trabajo para el nuevo mes.

Para preparar los libros de trabajo para el nuevo mes, la mayoría de la gente va a abrir una carpeta de Windows y copiar los archivos de libro dentro de Windows, ni siquiera en Excel. Esto, sin embargo, es la manera de garantizar que usted hace la mayor parte del trabajo en la actualización de los archivos. Una manera más simple es evitar Windows y hacer el ahorro en Excel. Siga estos pasos generales:

  1. Abra ambos 2011NovemberA.xls y 2011NovemberB.xls en Excel.
  2. Utilice Guardar como para guardar el archivo 2011NovemberB.xls bajo el nombre 2011DecemberB.xls.
  3. Utilice Guardar como para guardar el archivo 2011Novemberxls bajo el nombre 2011DecemberA.xls.

Como parte del ahorro a cabo 2011DecemberB.xls (paso 2), Excel actualiza automáticamente todos los eslabones de 2011NovemberA.xls para que apunten al nuevo nombre de archivo. Cuando a continuación, guardar 2011DecemberA.xls (paso 3), completar el ciclo y terminar con los nuevos libros para el nuevo mes, con los archivos del mes pasado todavía aseguran en el disco.

Si guardar los archivos con nombres nuevos en Excel no es posible por alguna razón (quizás alguien ya hizo una copia del libro para el nuevo mes y realizado cambios en el archivo), entonces tendrá que recurrir a hacer un poco de edición manual del enlaces. Afortunadamente, usted puede utilizar el Buscar y reemplazar las funciones de Excel para ayudar en esta tarea:

  1. Abra el archivo 2011DecemberA.xls.
  2. Presione Ctrl + H para mostrar la ficha Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar. (Ver Figura 1.)

    Actualización de Enlaces en copiarán los archivos

    Figura 1. El cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar.

  3. En el cuadro Buscar, escriba la parte de la raíz del nombre de la hoja de edad (2011NovemberB).
  4. En el cuadro Reemplazar, escriba la parte de la raíz del nuevo nombre de la hoja (2011DecemberB).
  5. Haga clic en Reemplazar todo.

Excel pasa por toda la hoja de trabajo, incluyendo los enlaces y hace cambios en el texto apropiado.

Otro enfoque es hacer frente a sus archivos mensuales en su conjunto. En otras palabras, no tienen los nombres de archivo reflejan el mes, pero poner todos los libros de trabajo para el mes en una sola carpeta que lleva el nombre del mes. Bajo este escenario, puede tener una carpeta de noviembre, y luego hacer una copia de toda la carpeta y el nombre de diciembre. Usted tendría entonces copias duplicadas de los libros de trabajo en carpetas separadas. Usted podría trabajar con ellos de forma independiente, siempre y cuando no se intenta abrir el mismo libro de ambos meses a la vez. (Excel no le permitirá abrir varios libros con el mismo nombre).

Si usted desea hacer su estrategia de vinculación más flexible, siempre se puede utilizar la función INDIRECTO. Por ejemplo, suponga que su vínculo es algo como esto:

= [2011NovemberB.xls] Hoja1! B3

Se puede poner el nombre del archivo de origen (2011NovemberB.xls) en una celda de la hoja de trabajo actual (D5, por ejemplo) y sustituir la expresión anterior con uno como este:

= INDIRECTO ("[" y D5 y "] Hoja1! B3")

Cambiar el contenido de la celda D5 a un nombre de archivo diferente hará que ese archivo la nueva fuente de datos. Hay un par de "gottchas", sin embargo. En primer lugar, es necesario abrir manualmente el archivo que es el destino del enlace; Excel no lo hará por usted como lo haría con una de manera regular. Además, los nombres de archivo de libro que contienen espacios se disparará hasta la fórmula INDIRECTOS. Si usted cree que puede tener espacios en los nombres de archivo, debe cambiar la fórmula para esto:

= INDIRECTO ("[" y D5 & "'] Hoja1! B3")

ExcelTips es su fuente de capacitación rentable Microsoft Excel. Esta punta (3447) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002, y 2003. Usted puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y versiones posteriores) aquí: Actualización de Enlaces en copiarán los archivos.