Cómo guardar las entradas de texto automático con cada documento

January 5

Karl utiliza texto automático para ayudar a crear y mantener la coherencia en los informes de evaluación narrativos. Tiene abreviaturas estándar para artículos y cuando comienza un trabajo que edita las entradas de texto automático para ajustar toda la información relativa a ese trabajo. Karl le gustaría guardar las entradas con el trabajo (el documento) para que pueda realizar cambios fácilmente más tarde utilizando la información contenida en las entradas de texto automático.

Hay un par de maneras en que esta necesidad puede ser manejado en Word. Todos los métodos implican la comprensión de cómo las entradas de Word almacena texto automático, por lo que es un buen lugar para empezar.

Entradas de texto automático se almacenan en las plantillas; no se almacenan en los documentos. Cuando se crea una entrada de texto automático que es, por defecto, se almacena en la plantilla Normal. En el cuadro de diálogo en el que se crean nuevas entradas de texto automático puede especificar dónde se debe almacenar la entrada; es decir, que la plantilla debe ser colocado en.

Esto presenta un problema si sus entradas de texto automático cambian sobre una base de trabajo-por-trabajo, y cada trabajo está representado por un único documento. No se puede almacenar las entradas con el documento (lo que ciertamente sería bueno), pero usted podría crear una plantilla individual para cada trabajo y luego asociar la plantilla con el documento de trabajo. Por lo tanto, cada trabajo requeriría dos cosas: una plantilla y un documento.

La otra cosa a tener en cuenta es cómo la Palabra arbitra conflictos entre plantillas cuando se trata de elementos de Autotexto. Digamos que usted tiene una entrada de texto automático llamado "JobAddr" y se almacena en la plantilla de trabajo. En la plantilla Normal también tiene una entrada de texto automático llamado "JobAddr." Cuando intenta expandir la entrada, es la definición de la plantilla Normal que siempre va a ser utilizado. Esto se debe a la plantilla normal siempre tiene prioridad sobre otras plantillas. Por lo tanto, usted querrá asegurarse de que no hay conflictos entre elementos de Autotexto en las dos plantillas. (Usted puede hacer esto mediante el Organizador, se describe en otros temas de WordTips, para examinar las entradas de texto automático en las plantillas.)

Otro método que se puede utilizar es todavía utilizar un solo documento para cada trabajo que usted trabaja, pero el desarrollo de las plantillas que reflejan el tipo o categoría de trabajo en el que está trabajando. Por ejemplo, si usted tiene un conjunto de entradas de texto automático que son aplicables a las evaluaciones de venta, se podría crear una plantilla para aquellos. Si usted tiene otro conjunto de entradas de texto automático para avalúos comerciales y un tercero para residencial, entonces usted podría crear plantillas para cada clase de valoración. De esa manera, podría asociar la plantilla adecuada a cada tipo de trabajo que realice.

WordTips es su fuente de formación de Microsoft Word rentable. (Microsoft Word es el procesador de textos más popular en el mundo.) Esta punta (6777) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002, y 2003.