Creación de una orden de compra en QuickBooks

March 3

Una orden de compra tiene un propósito simple: Narra algún proveedor que desea adquirir algún artículo. De hecho, una orden de compra es un contrato de compra.

Muchas pequeñas empresas no utilizan órdenes de compra. Pero cuando crecen hasta cierto tamaño, muchas empresas deciden usarlas porque las órdenes de compra se convierten en registros permanentes de los artículos que usted ha ordenado. Lo que es más, el uso de órdenes de compra a menudo formaliza el proceso de compra de una empresa. Por ejemplo, usted puede decidir que nadie en su empresa puede comprar cualquier cosa que cuesta más de $ 100 menos que obtengan una orden de compra. Si sólo se puede emitir órdenes de compra, que ha controlado con eficacia las actividades de compra a través de este procedimiento.

Para utilizar QuickBooks para crear órdenes de compra, siga estos pasos:

1. Dile a QuickBooks que desea crear un pedido eligiendo Vendedores -> Crear órdenes de compra.

QuickBooks muestra la ventana Crear órdenes de compra.

Tenga en cuenta que si el menú proveedores no proporciona un comando Crear órdenes de compra, QuickBooks no sabe que desea crear órdenes de compra.

2. Utilice el cuadro de lista desplegable menú proveedores para identificar al vendedor a quien usted quiere comprar el artículo.

El cuadro de lista desplegable de proveedores enumera cada uno de los vendedores en su lista de proveedores.

3. (Opcional) Clasifique la compra usando el botón de lista desplegable Clase.

4. (Opcional) Proporcionar una nave diferente Para hacer frente a la Nave Para desplegable cuadro de lista.

Cuadro de lista la nave para desplegable muestra una lista de todos sus clientes, proveedores y empleados. Usted selecciona la nave para dirigirse al seleccionar uno de estos otros nombres. Después de seleccionar una entrada de la nave Para la lista, QuickBooks rellena la dirección Enviar a cuadro con la información adecuada.

La ventana Crear órdenes de compra suministra algún estándar y, con suerte, botones y cuadros familiares: Anterior, Siguiente, Imprimir, Buscar, Ortografía, Historia, y de plantillas.

5. Confirme la fecha de la orden de compra.

Inicialmente, QuickBooks pone la fecha actual del sistema en el cuadro Fecha. Usted debe, sin embargo, confirmar que la fecha en que entra en QuickBooks como la fecha de la orden de compra es la correcta. Esta es la fecha del contrato. A menudo, la fecha establece condiciones contractuales - tales como el número de días que el artículo necesita ser enviado dentro.

6. Confirme el número de orden de compra.

El número de orden de compra, o el número de pedido, identifica de forma exclusiva el documento de orden de compra. Numera secuencialmente QuickBooks órdenes de compra para usted y coloca el siguiente número en el apartado de correos nº. La suposición de que QuickBooks hace sobre el número de orden de compra correcta suele ser correcta, pero si no es correcta, introduzca el número de reemplazo.

7. Confirme el vendedor y enviamos a la información.

El bloque de proveedores y la Nave Para bloquear identificar el proveedor de quien va a comprar el artículo y el envío a dirección a la que desea el vendedor para enviar el envío. Esta información debe ser correcta si su lista de proveedores es de hasta al día y ha utilizado correctamente la nave Para desplegable cuadro de lista para identificar, si es necesario, otro buque para abordar. Sin embargo, confirmar que la información mostrada en estos dos bloques de direcciones es correcta. Si la información no es correcta, por supuesto, arreglarlo. Puede editar la información de bloque de direcciones seleccionando la información incorrecta y luego volver a escribir todo lo que se debe mostrar.

8. Describir cada artículo que usted quiere pedir.

Utiliza las columnas de la ventana Crear órdenes de compra para describir en detalle cada artículo que usted quiere pedir como parte de la compra. Cada artículo va en su propia fila. Para describir un elemento que desea adquirir al proveedor, usted proporciona los siguientes bits de información:

Tema: La columna de artículo le permite grabar el número de artículo único para el elemento que desea comprar. Recuerde que los artículos deben ser introducidos o describe, en la lista de elementos. Lo más importante que usted necesita saber acerca de la lista de elementos es que cualquier cosa que desea mostrar en la factura - o, para el caso, en una orden de compra - necesita ser descrito en el archivo de tema.

Descripción: La columna Descripción muestra la descripción del elemento que seleccione. También puede editar el campo Descripción de manera que tenga sentido para los clientes o proveedores.

Cantidad: La columna Cantidad permite identificar la cantidad del artículo que desea. Se introduce el número de elementos que desea en este campo, obviamente.

Valorar: La columna Rate le permite introducir el precio por unidad o tasa por unidad por el artículo. Tenga en cuenta que QuickBooks utiliza diferentes etiquetas para esta columna, dependiendo del tipo de negocio que usted ha configurado.

Cliente: La columna al cliente le permite identificar el cliente para el que se va a comprar el artículo.

Cantidad: La columna Cantidad muestra el total gastada por el artículo. QuickBooks calculará la cantidad para usted multiplicando la cantidad por el tipo (o precio). También puede editar la cantidad de columnas. En este caso, QuickBooks ajusta la velocidad (o precio) por lo que los tiempos de cantidad tasa siempre es igual a la cantidad.

Es necesario introducir una descripción de cada elemento que se debe incluir en la orden de compra. Esto significa, por ejemplo, que si usted quiere pedir seis artículos de un proveedor, su orden de compra debe incluir seis líneas de información.

9. Imprima la orden de compra.

Usted tendrá que imprimir la orden de compra. El propósito de la grabación de una orden de compra en QuickBooks es crear un registro formal de una compra. Casi siempre querrá transmitir esta orden de compra al proveedor. La orden de compra le dice al vendedor exactamente lo que usted desea comprar y el precio que estás dispuesto a pagar. Para imprimir la orden de compra, puede hacer clic en el botón Imprimir. También puede imprimir las órdenes de compra más tarde en un lote; para hacerlo, guardar todas las órdenes de compra que desea crear, a continuación, elija Archivo -> Formas de impresión -> comando órdenes de compra.

10. Guarde la orden de compra.

Para guardar la orden de compra, haga clic en el botón Guardar y cerrar o el botón Guardar y Nuevo. Si hace clic en el botón Guardar y Nuevo, QuickBooks salva de que la orden de compra y vuelve a mostrar una versión vacía de la ventana Crear órdenes de compra para que pueda grabar otro orden de compra.