¿Qué es una oficina sin papeles?

July 19

Una oficina sin papel es un ambiente de trabajo que funciona con la mayoría o la totalidad de sus documentos en forma digital, almacenados electrónicamente y de fácil acceso. Se basa en la idea de que muchas de las funciones anteriormente en papel de las oficinas tradicionales se han convertido en digitalizada. Medida que las computadoras se volvieron omnipresentes en el ambiente de trabajo occidental, los líderes de opinión comenzaron a imaginar un lugar de trabajo donde la realización de negocios digital no sólo agilizar los procesos de negocio, sino que también eliminar en gran medida la necesidad de papel.

La idea básica que subyace en la oficina sin papeles es que, en la mayoría de los casos y en la mayoría de las industrias, los documentos no necesitan ser impresos. Los contratos, por ejemplo, se pueden crear en una oficina, por correo electrónico a las partes y firmados electrónicamente, con cada parte presentó una copia certificada del documento firmado. Blueprints se pueden almacenar y acceder en línea, con el progreso de la construcción rastreado digitalmente. Los restaurantes pueden simplificar sus operaciones y minimizar los errores mediante la digitalización de sus sistemas de pedidos de comida. La mayoría de las empresas llevan a cabo al menos algunas de sus transacciones financieras por medios electrónicos.

Además de simplemente reducir el volumen de papel en el lugar de trabajo, una ventaja significativa de la digitalización de documentos es que la versión más reciente está disponible instantáneamente a todo el mundo. El acceso a información precisa y actualizada es especialmente crucial en el cuidado de la salud, donde los registros de pacientes que tradicionalmente se han mantenido en los archivos de papel en diversos lugares. El potencial para el error es sustancial cuando dependiendo de dichos archivos. Algunos pacientes, sin embargo, llevan sus datos médicos pertinentes en un dispositivo de almacenamiento digital que se actualiza cada vez que visite a un profesional de la salud. Estos dispositivos, reflejado por los registros mantenidos en una base de datos central, son una importante contribución a la reducción de la dependencia de profesionales de la salud 'en el papel y la vulnerabilidad a los problemas asociados con ella.

En comparación con los registros digitalizados, papel tiene muchos inconvenientes. Los documentos en papel requieren una cantidad significativa de tiempo del personal para el manejo - la creación de documentos, a continuación, almacenarlos y recuperarlos. Mailing añade otra capa de tiempo y dinero para el manejo de papel. Los documentos en papel también deben ser almacenados, ya sea por orden alfabético o por fecha de creación, y la única manera de recuperar un documento en papel es saber cómo se ha almacenado. Además, los gerentes son muy conscientes de que un documento mal archivado es a menudo un documento perdido.

Uno de los obstáculos más importantes para la oficina sin papel es el factor humano - es decir, la mayoría de las empresas han sido tradicionalmente el papel orientado, y es difícil cambiar los viejos hábitos. Por ejemplo, muchos de los documentos electrónicos se imprimen y se presentaron simplemente como una cuestión de rutina con frecuencia. Además, la creciente sofisticación y capacidad de impresoras y copiadoras hace posible la impresión de documentos de una calidad que antes estaba disponible sólo en impresoras comerciales, pero a una fracción de su costo. Esto llevó a un frenesí de impresión en todo el mundo; desde el momento en la oficina sin papel se articuló primero hasta el año 2000, se estima que la producción mundial de documentos en papel de todo tipo se duplicó. Desde entonces, sin embargo, la producción se ha estabilizado y posteriormente comenzó a declinar.

Implementación de oficinas sin papel podría producir beneficios ambientales deseables. La producción de papel contribuye tanto a la deforestación y la contaminación, además de la producción de gases de efecto invernadero, dijo a exacerbar el calentamiento global. Además, las tintas utilizadas en la producción de documentos en sí pueden contener componentes dañinos que, en volumen, también tienen un impacto negativo en el medio ambiente.

Muchos archivos pueden ser digitalizados, y las empresas que implementan programas sin papeles incluyen el escaneo de los registros en papel existentes como parte de dichos programas. Muchas empresas han encontrado que han estado almacenando muchos registros en papel que no necesitan, tales como copias de estados de cuenta mensuales enviados a los clientes. Además de reducir el volumen de documentos en papel almacenados, las organizaciones que han sido objeto de programas de digitalización han sido capaces de volver a dedicar espacio a fines distintos de almacenamiento de documentos.

  • Los documentos en papel requieren una cantidad significativa de tiempo del personal para crear, almacenar y recuperar.
  • El paso a la historia clínica electrónica reduce el tiempo administrativo necesario de médicos y otros profesionales de la salud.
  • La cantidad de papeleo necesario para los médicos hace que sea difícil moverse hacia una oficina sin papeles en el campo de la salud.