Compartiendo las entradas de texto automático en una Red

July 25

Una de las características ingeniosas de la Palabra es la capacidad de definir entradas de texto automático para las frases comunes, nombres y otros pequeños trozos de texto "repetitivo". No es raro para desarrollar diversos elementos de Autotexto que puedan ser aplicables a toda una organización. Si está utilizando una red en su organización, el siguiente paso lógico es preguntarse cómo se puede compartir esos elementos de Autotexto entre todos los usuarios de la red.

Entradas de texto automático se almacenan en las plantillas. De forma predeterminada, los elementos de Autotexto creadas durante la edición de documentos se almacenan en la plantilla Normal.dot. Sin embargo, en realidad se pueden almacenar en cualquier plantilla (se puede especificar la ubicación en la definición de la entrada de texto automático). Creación y apertura de un documento basado en alguna otra plantilla de Normal.dot pone a disposición de todas las entradas de texto automático almacenados en subyacente de ese documento de plantilla, pero sólo para su uso en dicho documento; que no podían acceder desde otros documentos basados ​​en otras plantillas.

Hay una advertencia aquí, sin embargo. Cualquier plantilla cargada como una plantilla global (o Global Addin), como Normal.dot, hace que cualquier entrada de texto automático almacenados dentro de esa plantilla a disposición de cualquier documento. Para cargar un documento como un Addin Mundial, el archivo de plantilla (por ejemplo, "MyTemplate.dot") debe ser colocado en cualquiera de la carpeta de inicio de Office predeterminado (normalmente \ Microsoft Office \ Office \ Inicio \) o en una carpeta de inicio definida por el usuario. Para configurar la carpeta de inicio definida por el usuario, puede utilizar la ficha Ubicación de archivos del cuadro de diálogo Opciones de Word. Simplemente ajuste el elemento de inicio en el cuadro de diálogo.

Para hacer el cuento largo, todas las entradas de texto automático compartidos podrían ser almacenados en una plantilla maestra y que plantilla compartida entre los usuarios mediante la carga como una plantilla global. Compartiendo podría ser tal vez poniéndolo en la carpeta de inicio de Office en la computadora de cada persona, o tal vez señalando todos los ajustes de inicio (en el cuadro de diálogo Opciones) en una sola carpeta compartida en el servidor de red.

Usted debe ser consciente de que no está editando y cuestiones de gestión a considerar para ambos enfoques compartidos. Por ejemplo, si un usuario agrega una nueva entrada de texto automático a la copia de ShareAutotext.Dot en su propio ordenador, ¿cómo se consiguen distribuyó a todos los demás usuarios? Si un usuario agrega una nueva entrada de texto automático a una sola ShareAutotext.Dot maestro ubicado en el servidor, a continuación, otros usuarios tratando de agregar nuevas entradas de texto automático golpearán los problemas de intercambio de documentos cuando se trata de salvar sus cambios. Es evidente que sería necesario una política de cuidado para ser resueltos, pero que es más una cuestión de gestión de una cuestión tecnológica.

WordTips es su fuente de formación de Microsoft Word rentable. (Microsoft Word es el procesador de textos más popular en el mundo.) Esta punta (1392) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002, y 2003.