Creación de una Oficina sin papeles

March 6

¿Usted está consiguiendo cansado de mirar alrededor de su oficina y ver nada más que un montón de papeles, más fluida archivadores, y perdió las facturas? Si es así hay algo que usted puede hacer para ayudar a crear orden a partir del caos. Todo lo que necesitas hacer es ir sin papel. Creación de una oficina sin papeles, mientras que un proceso algo prolongada, no es tan difícil. Todo lo que necesitas hacer es usar un poco de creatividad, mostrar un poco de perseverancia, y siga estas directrices.

  • Se necesita tiempo. Antes de empezar a crear una oficina sin papeles, es necesario entender primero que es un proceso. Como proceso que es algo que va a tomar tiempo. No es algo que se puede hacer en un solo día. Dependiendo del tamaño de su oficina, y la cantidad de tiempo que dedican a ella, este es un proyecto que puede tardar hasta un mes o más. Debido a esto, comenzar con pequeños pasos, y llevar a cabo una parte del proyecto general antes de pasar a la siguiente.
  • Uso de cuando sea posible. Cuando reciba cualquier correo, facturas, facturas, u otros artículos de papel que necesitan ser salvados, a continuación, analizar en un archivo PDF PDF. Estos archivos se mantendrá una copia digital de la original, eliminando la necesidad de una copia en papel para sus archivos, y permitirá imprimir otro si cree que es necesario. Lo mejor es convertir correo en PDF tan pronto como se entra, y trabajar su camino de regreso a través de sus archivos como puedas.
  • Volcar el fax. Hay servicios en línea que usted puede utilizar para enviar y recibir faxes. Esto eliminará la necesidad de que la impriman artículos, sólo para ser almacenado de nuevo en formato PDF. Además, estos servicios le permiten enviar y recibir el fax directamente desde el ordenador, lo que aumenta su eficiencia general.
  • Bill en línea. Si usted hace o recibe algún pago (como la mayoría de las empresas lo hacen), entonces ¿por qué no hacer lo que gran parte del trabajo en línea como le sea posible? Este proceso le ahorra el tiempo de tener que correr al banco, así como puede ayudar a acelerar su proceso de facturación, ayudar a prevenir las facturas perdidas, y así sucesivamente.
  • Copia de seguridad de todo. Siempre que comience no utilizar papel, usted necesita estar seguro de hacer una copia de todo. Si es posible, debe hacer una copia de todo el contenido a diario. Utilice elementos como discos duros externos, CDs, DVDs, o algún otro proceso de copia de sus datos. Esto es importante, simplemente porque le ayudará a evitar la pérdida de todos sus datos en caso de que sucede algo desafortunado.