¿Qué es un período de retención?

February 16

El período de retención de un documento es el período de tiempo en que el documento debe ser almacenado después de que ya no se usa, ya que puede necesitar ser referenciado en algún momento en el futuro. El período de retención es un término más a menudo asociados con los documentos contables y fiscales, aunque los abogados están también suelen ser necesarios para conservar los archivos del cliente por un período de tiempo después de que se terminó la representación. Tal vez el ejemplo más notable de un período de retención legal está en la Ley Sarbanes-Oxley, que es la legislación contra el fraude promulgada en Estados Unidos en 2002, que requiere que los documentos relacionados con las auditorías que deben conservarse durante siete años. Períodos de retención obligatorios varían no sólo de la industria para la industria, sino que también se varían entre las distintas jurisdicciones.

Las razones detrás de cualquier período de retención en particular dependen de las normas de la industria en particular, pero en general están orientados a asegurar la capacidad de hacer referencia a los documentos en algún momento en el futuro. La longitud mandato de tiempo debe cubrir toda la duración de tiempo en el que será necesaria la posibilidad de tener que hacer referencia a los documentos. Las razones para referenciar los documentos pueden ser para fines de auditoría de impuestos, con fines fiscales, o por razones generales que el documento es probable que se hace referencia durante un cierto período de tiempo.

En los Estados Unidos, por ejemplo, documentos de ingresos personales, que incluyen todos los recibos y demás pruebas de las deducciones que se hicieron, deben normalmente ser retenidos durante tres años después de la presentación, ya que es por lo general el período de presentación de impuestos personales de tiempo de alguien puede ser auditados. Abogados generalmente deben mantener todos los archivos del cliente en buena forma durante seis o siete años después del fin de la representación. Esto se debe a que es el estatuto de limitaciones máximo - el período de tiempo después de un evento para el cual alguien puede presentar una demanda que surja de ese evento - para casi todas las posibles demandas judiciales. Los documentos constitutivos de una empresa tienen un período de retención indefinida en que sean necesarios, siempre y cuando la empresa está en funcionamiento.

La Legislatura Estados Unidos promulgó la Ley Sarbanes-Oxley de 2002 en respuesta a varios casos de fraude de valores en las empresas que causaron daños graves a los inversores. Sarbanes-Oxley instituyó varios procedimientos regulatorios para las empresas a seguir con el fin de proteger a los inversores de fraude por parte de los que dirigen la empresa. Una de las disposiciones más notables de la ley Sarbanes-Oxley fue el establecimiento de un período de retención de siete años por todos los documentos pertinentes para las auditorías de estados financieros.