¿Qué es una nota de cargo?

January 18

También conocido como una nota de débito, una nota de débito es un tipo de documento contable que se utiliza para identificar una cantidad que se cobra a una cuenta de cliente. En algunos casos, la nota es un documento interno que hace que sea posible mantener un registro de cargos en cuenta y que todavía no se han facturado. En otras ocasiones, una nota de débito cumple una función similar a la de una factura, lo que permite al cliente usar el documento como base para la presentación de un pago.

Cuando se utiliza como un documento interno, una nota de débito puede ser utilizada para aplicar cargos a una cuenta que todavía no se han facturado. Esto puede incluir el uso actual que se ha producido desde el último estado de cuenta. Una vez que el proceso de preparación de una factura por el período más recientemente cerrado comienza, todas las notas creadas desde la última fecha de cierre se utilizarán como documentación para apoyar los elementos de línea en la nueva factura. Mientras que en el pasado la nota de cargo se mantuvo sólo como una copia en papel, algunos sistemas de software de contabilidad actuales permiten la creación de un memo electrónico que se puede acceder y utilizar para rellenar el detalle en una factura de cliente.

Como documento sustituto de una factura, la nota de débito puede ser utilizada como un medio para ajustar el saldo a pagar en una cuenta cuando una carga incurrido previamente se dejó que la factura por alguna razón. Por ejemplo, si el precio especial extendida a un cliente a través de un contrato debe expirar, y el detalle en el sistema de facturación no se actualiza, es posible que un período de facturación será facturado a los tipos más viejos y ya no es aplicable, en lugar de la tarifas estándar para los bienes y servicios suministrados. Cuando este es el caso, la empresa puede optar por emitir una nota de débito y enviará una copia al cliente, ajustando el saldo a pagar en esa factura y preguntando por el resto del pago que se licitará en un plazo determinado de tiempo.

Así como una nota de crédito se utiliza a menudo para hacer algún tipo de ajuste en el saldo adeudado en una cuenta de cliente mediante la eliminación de una parte de las cargas acumuladas, una nota de débito se puede usar como el mecanismo para agregar cargos que se han determinado a aplicar a ese cliente. El detalle real en el memo varían en función de las políticas de la empresa y cómo de cerca los principios de contabilidad generalmente aceptados son seguidas, pero el documento es probable que incluya toda la información necesaria para crear finalmente un elemento de línea en una factura. Además, el detalle de nota de cargo será suficiente para trazar la historia de la operación desde el momento en que el cargo se incurre en todo el camino a través de la fecha de facturación.