Cambio de la información en varios documentos

March 27

Como utiliza Word, día tras día, se tiende a acumular montones y montones de documentos. Si estos documentos se utilizan para un propósito estándar, no es inusual para los documentos que contienen algunos de la misma información.

Por ejemplo, es posible que los documentos que contienen historias que envíe a diferentes periódicos y revistas. Mientras que las historias individuales pueden ser diferentes, cada documento puede contener su nombre e información de contacto. Si su información de contacto cambia, o si usted decide utilizar una ortografía diferente para su nombre, es posible que a largo de una manera de hacer un cambio universal a todos los documentos a la vez.

Desafortunadamente, Word no incluye este tipo de capacidad. Sus opciones son o bien confiar en una solución de terceros o danos tu macro para hacer los cambios. Hay una serie de programas de terceros que ofrecen el tipo de función necesaria de búsqueda y reemplazo cuando se trabaja con varios documentos. Los siguientes son sólo algunas de las sugeridas por WordTips suscriptores:

  • MegaReplacer (http://www.editorium.com/14843.htm)
  • WordFisher (http://www.wordfisher.com/wf4.htm)
  • Palabra Buscar y reemplazar (http://www.funduc.com/search_replace.htm)
  • InfoRapid Buscar y reemplazar (http://www.inforapid.com/html/searchreplace.htm)
  • Avanzado Buscar y reemplazar (http://www.abacre.com/afr/)

Desarrollador Palabra Malcom Smith también ha creado una macro que llevará a cabo la búsqueda y reemplaza al otro lado de directorios. Si quieres verlo, se puede visitar http://www.dragondrop.com. Simplemente haga clic en Buscar y reemplazar para el enlace de la Palabra, en la parte derecha de la página.

Si no te importa usar sus propias macros, la siguiente muestra las técnicas inherentes a pasar a través de los documentos en una carpeta determinada.

Public Sub MassReplace ()
Con Application.FileSearch
.LookIn = "C: \" 'dónde buscar
.SearchSubFolders = True 'buscar las subcarpetas
.FileName = "* .doc" 'Patrón de archivo para que coincida

"Si hay más de una coincidencia, ejecute el siguiente código
Si .Execute ()> 0 Then
"Para cada archivo que encuentran, ejecute este bucle
Para i = 1 a .FoundFiles.Count
'Abrir el archivo en función de su posición de índice
Documents.Open FileName: = FoundFiles (i).

'Buscar y reemplazar la dirección
selection.Find.ClearFormatting
selection.Find.Replacement.ClearFormatting
Con Selection.Find
.text = "OldAddress"
.MatchCase = True
.Replacement.Text = "NewAddress"
End With
selection.Find.Execute Replace: = wdReplaceAll

'Reemplazar dirección de correo electrónico
Con Selection.Find
.text = "OLDEMAIL"
.Replacement.Text = "NEWEMAIL"
End With
selection.Find.Execute Replace: = wdReplaceAll

'Guardar y cerrar el documento actual
ActiveDocument.Close wdSaveChanges
Siguiente i
Más
'Si el sistema no puede encontrar los archivos
'Con la extensión .doc
MsgBox "se han encontrado contenidos."
End If
End With
End Sub

Esta macro es bastante potente, y que le permite no sólo cambia una dirección de la calle, sino también su dirección de correo electrónico. Todo lo que necesitas hacer es hacer cambios para especificar qué directorio y la unidad a utilizar en su búsqueda, así como lo que la información antigua y nueva es. Cambie el parámetro .Lookin temprano en la macro para indicar dónde debe buscar la macro; asegúrese de usar una ruta completa. Luego, en el cuerpo principal de la macro, actualice los parámetros .text y .Replacement.Text para reflejar lo que está buscando y reemplazando con.

WordTips es su fuente de formación de Microsoft Word rentable. (Microsoft Word es el procesador de textos más popular en el mundo.) Esta punta (3783) se aplica a Microsoft Word 97, 2000, 2002, y 2003.