Lo que debe saber acerca de los planes de gestión de las partes interesadas para el examen de certificación PMP

May 17

La cultura de la organización y la política son muy influyentes en cómo se puede gestionar los grupos de interés. Para el examen de certificación PMP, usted tendrá que considerar lo siguiente al planear sobre la mejor manera de gestionar los grupos de interés:

  • ¿Qué partes interesadas son activos en cada fase del ciclo de vida del proyecto
  • Si el interesado es un partidario de su proyecto o de una resistencia
  • Las necesidades de información de cada actor y la mejor manera de impartir esa información

Plan de Gestión de los grupos de interés. El desarrollo de estrategias de gestión adecuadas para participar de manera efectiva las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis de sus necesidades, intereses y potencial impacto en el éxito del proyecto.

Plan de Gestión de los interesados: Entradas

Usted debe considerar cada componente del plan de gestión del proyecto para ayudarle a planear para la participación efectiva de los interesados. Por ejemplo:

  • Ciclo de vida del proyecto: Informa sobre las actividades, procesos, conocimientos, resultados, y las aprobaciones necesarias en cada fase del proyecto. Ciclos de vida cascada tradicionales requieren un método diferente de involucrar a los interesados ​​que un ciclo de vida ágil.
  • Horario: Identifica qué recursos estarán activos en el proyecto en cualquier momento dado.
  • Plan de gestión de las comunicaciones: Describe que necesite información, el tipo de información que necesitan y cuando lo necesitan.
  • Plan de gestión de adquisiciones: Identifica vendedores, contratistas y otros actores externos que se necesitan para determinar la mejor manera de trabajar con ellos.
  • Plan de gestión de la calidad: El plan de gestión de la calidad se puede destacar los requisitos de calidad, medidas y técnicas que pueden requerir una atención especial, como el envío de resultados de calidad a los organismos reguladores externos o para un cliente externo.
  • Plan de gestión de recursos humanos: Identifica los recursos del proyecto de equipo, relaciones de dependencia, y los roles y responsabilidades.

La información que los registros de registro de los interesados ​​las partes interesadas de identificación y la categoría de partes interesadas, como partidario, neutral, o una resistencia. Que va a utilizar el registro para crear una evaluación de los grupos de interés.

Plan de Gestión de las partes interesadas: Herramientas y Técnicas

Para crear un plan eficaz gestión de los interesados, es necesario reunirse con personas con experiencia en varias áreas:

  • Técnicas: Las personas con experiencia en los campos técnicos que participan en el proyecto pueden ayudar a entender los actores que participarán en cada fase del ciclo de vida, cuáles serán sus preocupaciones, y cómo pueden contribuir al proyecto.
  • Administración: La administración puede saber los tipos de informes que son necesarios y dar una idea de las preocupaciones de la alta dirección, así como algunas de las políticas que necesita para estar al tanto de las partes interesadas para gestionar con eficacia.
  • Gerentes de proyecto o miembros del equipo anterior: Las personas que han trabajado en proyectos similares podrán decirte donde las trampas son y lo que a tener en cuenta en el proyecto. Pueden proporcionar valiosos consejos y le informará de las técnicas que fueron eficaces en el pasado.

Otra técnica para la participación de los interesados ​​mapeo es clasificar cada grupo de interés, el nivel actual de cada grupo de interés de compromiso, y el nivel deseado de compromiso. Una forma de evaluar el compromiso es el siguiente:

  • Sin saber: El de las partes interesadas no tiene conocimiento del proyecto ni sus resultados.
  • Resistente: La parte interesada es consciente del proyecto, pero no lo soporta.
  • Neutral: La parte interesada es ambivalente sobre el proyecto y sus resultados.
  • Apoyo: El de las partes interesadas se siente favorablemente sobre el proyecto y sus resultados.
  • Líder: El de las partes interesadas está participando activamente en la promoción del proyecto.

Se puede documentar los pasos que tomará para mover las partes interesadas de resistente a neutro o ajeno a de apoyo (y así sucesivamente) en una matriz denominada matriz de evaluación de Stakeholder Engagement.

Tenedor de apuestas Inconsciente Resistente Neutral Apoyo Líder
Manny B La
Jocelyn B La
Jamie B La
Kim B La

Antes de implementar una estrategia de gestión de los interesados, Manny no estaba al tanto del proyecto, y que el resultado deseado es que después de que se aplique el plan, va a ser de apoyo. Jocelyn es resistente, y el deseado "después de" clasificación es neutral. Este tipo de matriz se puede registrar como parte del plan de gestión de los interesados, o puede ser utilizado para desarrollar el enfoque documentado en el plan de gestión de los interesados.

Plan de Gestión de las partes interesadas: Salidas

Las estrategias y los pasos que se dan para involucrar a los interesados ​​efectivamente están documentados en un plan de gestión de los interesados, que es un componente del plan de gestión del proyecto.

Un plan de gestión de los interesados ​​puede ser muy alto nivel. Por ejemplo, se puede desarrollar una estrategia basada en la celda de la cuadrícula que ha colocado a sus grupos de interés en el análisis de su compromiso: decir, cómo mover una de las partes interesadas de alta potencia / bajo apoyo a la alta / alta ayuda de la energía. Si ha utilizado el modelo de análisis de los actores del inconsciente a través de liderazgo, puede documentar las estrategias y los pasos para llegar de neutral a de apoyo o incluso líder.

Para el ejemplo guardería ejecución, es posible desarrollar diferentes estrategias para que los interesados ​​internos que lo haría para las partes interesadas externas.

También puede evaluar las estrategias en función del tipo de papel, como líder, partidario, y neutral. Las necesidades del proyecto le ayudará a determinar el mejor enfoque. Las cuatro cosas para recordar sobre el desarrollo de estrategias de participación de los interesados ​​son los siguientes:

  • Sea proactivo. Tómese el tiempo por adelantado para determinar cómo hacer que la mayor parte de sus grupos de interés de apoyo y también la forma de minimizar el daño potencial de sus grupos de interés de las resistencias.
  • Sé sensible. Algunos de sus estrategias pueden ser políticamente sensible. Sea discreto en lo que usted escribe, y cuánto se tiene en cuenta como un documento público.
  • Utilice la comunicación. La principal herramienta con la que influya en las partes interesadas y gestionar sus expectativas es la comunicación. Información de la estrategia de plan de participación de los interesados ​​se incorporará al plan de gestión de las comunicaciones y el compromiso de la gestión de las partes interesadas.
  • Obtenga soporte. Asegúrese de las expectativas de sus grupos de interés se alinean con el proyecto e identificar estrategias para involucrar a los interesados ​​en el apoyo a su proyecto.

Es probable que necesite dar la vuelta atrás y hacer algunos cambios a su registro de interesados, el plan de gestión de las comunicaciones, y otros componentes del plan de gestión del proyecto y los documentos.