Deshacerse de todas las filas excepto el de la fecha límite

April 13

Gary está utilizando una hoja de cálculo Excel para mantener la lista de instalaciones que su empresa inspecciona, junto con las fechas de todas las inspecciones previas de esas instalaciones. Esto se traduce en múltiples filas para cada instalación, una fila por cada inspección. Gary tiene que eliminar todas las filas para cada instalación con la excepción de la última fecha de la inspección. El resultado sería una fila por cada instalación, que muestra la última fecha de la inspección.

Tal vez la forma más sencilla de hacerlo es utilizar la herramienta de eliminación duplicado de Excel. Para utilizar la herramienta para este propósito en particular, siga estos pasos:

  1. Seleccione una celda dentro de sus datos.
  2. Mostrar la ficha de datos de la cinta.
  3. Haga clic en la herramienta de Sort. Excel muestra el cuadro de diálogo Ordenar.
  4. Uso de los controles del cuadro de diálogo, indique que desea ordenar primero por las instalaciones (de A a Z o menor a mayor, según sea el caso) y luego por fecha de inspección (la más reciente a más antiguo). (Ver Figura 1.)

    Deshacerse de todas las filas excepto el de la fecha límite

    Figura 1. El cuadro de diálogo Ordenar.

  5. Haga clic en Aceptar para ordenar realmente los datos.
  6. Con la ficha de datos de la cinta aún visible, haga clic en la herramienta de eliminar duplicados en el grupo Herramientas de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Duplicados Quitar.
  7. Asegúrese de que el único campo seleccionado en el cuadro de diálogo es el que contiene la instalación. (Ver Figura 2.)

    Deshacerse de todas las filas excepto el de la fecha límite

    Figura 2. El cuadro de diálogo Eliminar duplicados.

  8. Haga clic en Aceptar. Excel elimina los duplicados y deja sólo los registros que contienen la última (la más reciente) Fecha de inspección.

Entienda que si usted sigue estos pasos, es destructivo para su datos una vez terminado, los datos más antiguos se elimina completamente de su hoja de cálculo. Por lo tanto, si se quiere mantener la información más antigua con fines históricos, es posible que desee para realizar los pasos de un duplicado de sus datos.

Por supuesto, también se puede utilizar un enfoque diferente que mantiene los datos originales y simplemente extrae la información que representa las últimas fechas de inspección. Supongamos, para los fines de este ejemplo, que sus datos están en las columnas A: C, con A que contiene la instalación, B que contiene la fecha de inspección, y C que contiene la calificación alcanzada en esa fecha. Además, la primera fila de datos contiene las partidas (Fondo, inspeccionado y Evaluación). En algún lugar a la derecha de los datos separados por al menos una columna vacía lugar otra serie de partidas idénticas. (Para este ejemplo voy a suponer que estos aparecen columnas E:. G)

En la primera columna de colocar una lista única de sus instalaciones. En la celda F2 colocar la siguiente fórmula:

= MAX (($ A $ 2: $ A $ 123 = E2) * $ B $ 2: $ B $ 123)

Puede reemplazar las dos referencias de rango inferior ($ A $ 123 y $ B $ 123) con lo que sea menor rango es apropiado para sus datos. Además, es necesario para entrar en esto como una fórmula de matriz, lo que significa que presione Ctrl + Mayús + Intro para agregarlo a la celda F2.

El resultado en la celda F2 será un número, que es en realidad una fecha. (Excel mantiene fechas internamente como números.) Para obtener F2 se vea como una fecha, basta con aplicar un formato de fecha a la célula.

En la celda G2 colocar la siguiente fórmula:

= SUMAR.SI.CONJUNTO ($ C $ 2: $ C $ 123, $ A $ 2: $ A $ 123, E2, $ B $ 2: $ B $ 123, F2)

Una vez más, las referencias rango inferior se pueden reemplazar con cualquier referencia que es apropiado para sus datos. Esto no es una fórmula de matriz, por lo que simplemente puede pulsar Enter para ponerlo en la celda G2.

Ahora copiar celdas F2: G2 abajo tantas filas como sea apropiado para sus instalaciones. Lo que usted termina con una lista dinámica de los más recientes resultados de inspección de cada instalación. (Ver Figura 3.) A medida que agrega más datos a la lista de inspección, su "cuadro de resultados" se actualiza para mostrar siempre los últimos resultados de la inspección.

Deshacerse de todas las filas excepto el de la fecha límite

Figura 3. Una lista dinámica de los últimos resultados inspecition.

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