Cómo preparar los estados financieros de su organización no lucrativa y realizar una auditoría

March 28

Presupuestos y movimiento de tesorería predicen el futuro financiero de su organización sin fines de lucro. Pero también es necesario revisar los ingresos anuales de cada año y los gastos en un estado financiero. Cuando su organización sin fines de lucro es pequeño y delgado, su personal o tenedor de libros pueden preparar sus estados financieros. A medida que crece y se hace más compleja, es probable que contratar a un contador externo para preparar y auditar sus estados financieros.

Cómo preparar los estados financieros

Si un presupuesto es un documento sobre el futuro, un estado financiero cuenta la historia del pasado de su organización. Las organizaciones no lucrativas mantener y revisar sus registros financieros en todo el año, y se preparan una declaración financiera al menos una vez al año, al final del año fiscal. Muchas organizaciones también preparan versiones mensuales o trimestrales "en progreso" de sus estados financieros anuales.

Aunque un buen software de contabilidad sin fines de lucro puede organizar su información financiera para usted, preparación e interpretación de los estados financieros es una zona especial de especialización. Muchas organizaciones no lucrativas buscan ayuda profesional fuera de esta tarea esencial. Si usted decide preparar sus propios estados financieros, es posible que desee contratar a un contador al final del año para revisar su precisión.

La información de cada año sus estados financieros se parece (pero puede no ser idéntica a) el 990-EZ o 990 informe financiero que su organización puede ser obligado a presentar anualmente al IRS. También va a incluir su estado financiero en sus paquetes de orientación de mesa y con peticiones de financiación. Algunas organizaciones publican en un informe anual.

El valor de una auditoría

Al final del año, su organización puede estar obligada, o puede optar por tener sus libros auditados por un contador público certificado (CPA) o de una empresa. Este servicio consiste en un estudio formal de las políticas y los sistemas de la organización para la gestión de sus finanzas, una revisión de sus estados financieros, y el comentario sobre la exactitud de esas declaraciones.

El auditor puede emitir una opinión sin reservas, lo que significa que las declaraciones parecen ser exacta. En "hablar auditor", el contador no se encontró un error material - información falsa o falta. Si los auditores tienen recomendaciones que hacer sobre cómo el dinero se gestiona o cómo las finanzas son registrados y reportados, pueden emitir una carta a la administración a la junta acerca de cómo la organización puede mejorar sus prácticas.

Por ejemplo, el auditor puede decirle a la junta que la organización no recopilaba sistemáticamente recibos originales antes de escribir cheques para reembolsar el personal; que los gastos de viaje del personal se incrementaron dramáticamente sin ese aumento está aprobado por la junta (y registrado en las actas de consejo); o que los empleados de la organización se les debe tantas horas de vacaciones que el trabajo de la organización podría estar en peligro si todo el mundo fuera a tomar su merecidas vacaciones.

Aunque algunas organizaciones sin fines de lucro se ven en una carta a la administración como un regaño, su punto es ayudar a las organizaciones de salvaguardar su salud financiera mediante el fortalecimiento de sus políticas y de registros.

Si usted contrata a un contador público para llevar a cabo su auditoría o revisión financiera, asegúrese de que la persona tiene conocimiento sobre o experiencia en organizaciones sin fines de lucro. Sin fines de lucro utilizan algunos términos contables y métodos de contabilidad que difieren de las empresas lucrativas.

¿Necesita una auditoría?

¿Cuándo se necesita para llevar a cabo una auditoría? Utilice las siguientes pautas para ayudarle a determinar esto.

  • Muchos estados requieren que las organizaciones no lucrativas que reciben contribuciones durante una cantidad específica para realizar auditorías. Esto varía según el estado. Consulte con la oficina que regula a las organizaciones no lucrativas en su estado (por lo general la oficina del fiscal general) para ver si tiene lineamientos específicos de auditoría.
  • Se requieren sin fines de lucro que pasan directamente 500.000 dólares o más en fondos federales en un año fiscal para llevar a cabo una OMB A-133 de auditoría - comúnmente llamado una auditoría única Tiene un nombre de fantasía porque se basa en la Oficina de Administración y Circular Presupuesto A-133. . Se necesita una mirada particularmente cerca cómo se rastrean los fondos del gobierno dentro de la organización y si la organización cumple con las leyes y reglamentos federales.
  • Algunos otros tipos de programas de gobierno también requieren auditorías de subvenciones o contratos específicos. Otros donantes también pueden requerir declaraciones auditadas de los solicitantes.

Incluso si no es necesario, su consejo puede decidir que es una buena idea tener un CPA fuera controlar los libros. Si lo hace, proporciona la seguridad de que los sistemas financieros son saludables y la organización está trabajando con información financiera precisa.

Si se requiere que su organización tenga una auditoría, el consejo debe formar un comité de auditoría. El presidente de la junta, tesorera de la junta, y los miembros del personal pagados pueden no servir en este comité, sin embargo. El comité selecciona la firma de auditoría, revisa el borrador de la auditoría y las recomendaciones de los auditores, y, si es necesario, investiga las prácticas que deben ser cambiadas.

Aunque su organización puede aprender mucho de una auditoría, la práctica no es apropiado o necesario que cada organización no lucrativa. El proceso es costoso y consume tiempo. Una opción menos costosa es tener una firma de contadores certificados proporcionan una recopilación formalizado o revisión financiera de las declaraciones anuales.

Organizaciones no lucrativas más pequeñas a menudo van esta ruta para reducir los costos, pero todavía proporcionar un cierto nivel de comodidad y seguridad a los proveedores de fondos que la organización tiene el nivel adecuado de las prácticas financieras y controles en su lugar.

Muchas organizaciones no lucrativas se preguntan si deberían buscar pro bono auditorías de empresas de contabilidad o pedir la firma de un miembro de la junta de auditar sus libros. Una auditoría de pro bono es una mala idea, y pedir un miembro del Consejo para la asistencia es una muy mala idea. Una auditoría debe estar preparado de forma independiente del personal y de la junta directiva de la organización. Pierde su valor como imparcial, fuera de validación cuando se proporciona como un regalo.